Leer una convocatoria de MinCiencias no debería parecer un “dolor de cabeza jurídico”.
Cuando la empresa sabe por dónde comenzar, el documento deja de ser un PDF intimidante e pasa a ser un mapa: te muestra qué tipo de proyecto se busca, quién puede presentarse y cómo ser competitivo de verdad.
El problema es que muchas organizaciones:
- Se quedan solo con el titular o el comunicado de prensa.
- No conectan lo que está escrito con su realidad de negocio.
- Descubren requisitos críticos demasiado tarde, cuando ya no hay tiempo de prepararse.
Esta guía te propone un camino simple y práctico para leer una convocatoria de MinCiencias y responder a una única pregunta:
¿Esta oportunidad tiene sentido para mi empresa, en este momento, y bajo qué condiciones?
Antes de abrir el PDF: ¿qué debes tener claro de tu empresa?
La lectura inteligente de una convocatoria empieza antes de descargar el documento.
Pregúntate:
- ¿Qué objetivos estratégicos de innovación tiene hoy la empresa?
- ¿Queremos lanzar nuevos productos?
- ¿Mejorar procesos productivos?
- ¿Digitalizar operaciones, logística, agroindustria, energía, salud, etc.?
- ¿Qué capacidad técnica y operativa tenemos?
- ¿Contamos con equipo de I+D, ingeniería, tecnología, operaciones?
- ¿Tenemos aliados (universidades, centros de investigación, empresas de base tecnológica) que puedan complementar capacidades?
- ¿Cómo está nuestra salud financiera y el cumplimiento tributario?
- ¿Estamos al día en temas tributarios y legales?
- ¿Podemos cofinanciar una parte del proyecto, si la convocatoria lo exige?
Con este “mapa interno” claro, a lectura de la convocatoria deja de ser genérica y se convierte en un ejercício de ajuste estratégico.
Secciones clave de una convocatoria de MinCiencias
Cada convocatoria tiene su propia estructura, pero casi todas contienen bloques que debes leer con lupa.
- Objeto y objetivos de la convocatoria
Suele ser uno de los primeros apartados.
Aquí MinCiencias responde: ¿para qué existe esta convocatoria?
- ¿Busca promover transición energética, innovación en agroindustria, salud, logística, TIC, industria?
- ¿Está orientada a I+D estricta, a innovación aplicada, al fortalecimiento de capacidades, a la formación de talento?
Si el objeto no conversa con tus ejes estratégicos, vale la pena detenerse aquí: quizás no sea la convocatoria correcta para el momento actual de tu empresa.
- Líneas temáticas y sectores priorizados
En esta sección se detalla en qué focos específicos se quiere invertir:
- Subtemas (por ejemplo, agricultura inteligente, energías renovables, descarbonización, manufactura avanzada, salud digital, logística inteligente, etc.).
- A veces, enfoques poblacionales o territoriales (regiones, cadenas productivas, MiPymes, economía popular, etc.).
Pregúntate:
- ¿Alguno de mis retos actuales de negocio cabe claramente en estas líneas?
- ¿Puedo formular un proyecto que responda a este foco sin “forzarlo”?
Si el encaje es forzado, la probabilidad de fracaso aumenta, tanto en la evaluación como en la ejecución.
- Beneficiarios y requisitos de elegibilidad
Esta sección responde a: ¿quién puede presentarse?
Atención a puntos como:
- Tipo de entidad: empresa, universidad, centro de investigación, alianzas empresa–academia, etc.
- Tamaño y naturaleza: MiPyme, gran empresa, entidad sin ánimo de lucro, etc.
- Requisitos específicos: antigüedad mínima, domicilio en Colombia, inscripción en registros, certificaciones, etc.
Si tu empresa no cumple algún requisito de elegibilidad, difícilmente habrá excepciones. En
ese caso, tiene más sentido:
- Buscar un aliado que sí cumpla (por ejemplo, universidad o centro de investigación).
- Guardar la idea para otra oportunidad más adecuada.
- Tipos de proyectos y montos financiables
Aquí se explica:
- Qué tipo de proyectos pueden presentarse:
- Investigación básica o aplicada.
- Desarrollo tecnológico y experimental.
- Innovación en productos, procesos.
- El rango de montos: mínimos y máximos por proyecto.
- El tipo de financiación:
- Recursos no reembolsables.
- Cofinanciación.
- Créditos blandos o combinaciones con otros instrumentos.
Pregunta práctica:
¿El tamaño del proyecto que tiene sentido para mi empresa cabe dentro de estos montos y modalidades?
Si la empresa solo puede ejecutar algo mucho mayor (o mucho menor) que el alcance propuesto, el riesgo de desajuste es alto.
- Rubros financiables y no financiables
Esta parte define en qué sí se puede gastar el dinero y en qué no:
- Nómina de personal dedicado al proyecto.
- Honorarios de consultores externos.
- Equipos, software, infraestructura, materiales.
- Viajes, formación, actividades de transferencia, etc.
Y también lo que queda excluido.
Con esta información, tu equipo de finanzas puede estimar:
- Qué parte del proyecto podría ser financiada por la convocatoria.
- Qué parte tendría que ser aportada por la empresa.
Cómo identificar si tu proyecto encaja (sin perder tiempo)
Con las secciones anteriores en mente, puedes hacer un check rápido de encaje:
- ¿Mi empresa es elegible?
- ¿Algún reto de negocio estratégico se alinea directamente con el objeto y las líneas temáticas?
- ¿Podemos formular un proyecto dentro de los montos y tiempos propuestos?
- ¿Los rubros financiables cubren componentes clave del proyecto (nómina, equipos, servicios especializados, etc.)?
Si la respuesta es “sí” en la mayoría de los puntos, vale la pena seguir avanzando.
Si la respuesta es “no” en algún punto crítico (elegibilidad, tema principal o plazos), mejor no insistir.
Qué toma realmente en cuenta el evaluador: criterios de evaluación
Muchas empresas leen el documento, pero ignoran los criterios de evaluación – y justamente ahí que está la clave.
Los criterios suelen incluir:
Pertinencia e impacto
- ¿El proyecto responde de forma clara al problema que la convocatoria quiere atender?
- ¿Gera resultados relevantes para el sector, la región, la cadena de valor?
- ¿Contribuye a la competitividad, sostenibilidad, reindustrialización, agenda ESG?
Calidad técnico–científica
- ¿La propuesta está bien formulada, con objetivos, metodología y actividades claras?
- ¿Hay coherencia entre lo que se quiere lograr, o cronograma e el presupuesto?
Capacidad de ejecución
- ¿La empresa y sus aliados tienen la experiencia, el equipo y la infraestructura para ejecutar lo que prometen?
- ¿El presupuesto está bien estructurado y justificado?
Sostenibilidad y apropiación
- ¿Qué pasa después de terminado el proyecto?
- ¿Habrá continuidad, escalamiento, transferencia de resultados a clientes, proveedores, territorio?
Leer esta parte con atención permite entender como funciona la evaluación y escribir una propuesta que responda objetivamente a lo que será medido.
Lista de verificación antes de decidir aplicar
Antes de decir postularse, haz un último chequeo:
- Tiempo
- ¿Tenemos tiempo realista para formular la propuesta con calidad?
- ¿La fecha de cierre nos permite hacer consultas, revisar documentos y validar números?
- Equipo interno
- ¿Quién será responsable técnico del proyecto?
- ¿Quién se encargará de la parte financiera y administrativa?
- ¿Tenemos apoyo jurídico y tributario, si es necesario?
- Documentos y requisitos formales
- Certificados de existencia y representación legal.
- Estados financieros, paz y salvo, documentos tributarios, etc.
- Cartas de compromiso con aliados, cuando aplique.
- Compromisos de cofinanciación
- ¿La empresa está dispuesta y en capacidad de aportar la contrapartida requerida?
- ¿Cómo se verá ese compromiso en el flujo de caja?
Si alguna de esas respuestas es un “no” contundente, quizás sea mejor:
- Usar esta convocatoria como aprendizaje,
- Alinear capacidades y procesos a los requisitos de convocatorias,
- y llegar mucho más competitivo a la siguiente.
Leer bien una convocatoria es un ejercicio de estrategia, no de burocracia
Una convocatoria de MinCiencias no es solo un documento para cumplir requisitos; es una síntesis de la estrategia de innovación que el Estado quiere ver en las empresas.
Cuando tu organización la lee con:
- Claridad de objetivos propios.
- Visión de encaje estratégico.
- Atención a los criterios de evaluación.
- Coordinación entre innovación, finanzas e impuestos.
La pregunta deja de ser “¿nos alcanzará el tiempo para llenar todo esto?” y se convierte en:
“¿Esta es la pieza correcta para nuestra estrategia de innovación… o es mejor esperar la siguiente?”
Leer bien una convocatoria no es decir “sí” a todas.
Es saber en cuáles entrar con fuerza, con proyectos sólidos y con la certeza de que el esfuerzo valdrá la pena para el futuro de tu empresa.
